超サプライズ思考

【3分でわかる】やりたいことをすべて達成する超一流のタイムマネジメント【時間管理術】

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 仕事をする上で大切なことのひとつに

タイムマネジメント

があります。

「時間管理術」

とも呼ばれています。

 

タイムマネジメントとは

時間あたりの生産性を高める時間管理のこと。

成り行きまかせや精神論ではなく、

明確な方法に基づいて実践される。

引用:タイムマネジメント(たいむまねじめんと)とは - コトバンク

 

タイムマネジメントはビジネススキル

です。

仕事を行う上で、

必要不可欠なスキルですし、

身に付けて損をすることは

まずありません。

 

そしてビジネススキルですが、

『やりたいことを達成する』

『夢を叶える』

という個人のミッションの達成にも

直結する

ライフスキル

でもあります。

 

今回はいくつかの

タイムマネジメントのスキルや

テクニックを紹介していきます。

 

 

タイムマネジメントの効果がある人】

☑やりたいことがあるのに、全然手をつけられない。

☑時間をかけて作業しているが、仕上がりが遅い。

☑仕事に追われ精神的余裕がない。

☑集中力が続かない。

☑隙間時間の有効活用ができていない。

☑無駄に時間を使ってしまい後悔することがある。

 

以上のようなことに当てはまる人は

タイムマネジメントを身に付けた方

が良いです。

 

タイムマネジメント

ライフスタイルにも大きく影響

しますし、精神面の安定にも

大きな効果があります。

 

 

タイムマネジメントのメリット】

☑自由な時間が増える。

☑目標達成スピードが上がる。

☑確実に成果を出すことができる。

☑心の余裕が生まれる。

☑毎日が楽しくなる

☑物事に追われることがなくなる。

 

 

タイムマネジメント13のスキル】

①すべて書き出し、一覧にする

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自分がやりたいことや

やるべきことをとにかく

全部書き出し一覧にします。

 

視覚化し、全体を把握

するということが大事です。

思っている以上にこの作業は効果が

あります。

 

② 優先順位をつける

一覧にしたものに

優先順位をつけます。

 

優先順位のつける方法は、

7つの習慣』の中で

紹介されている

”時間管理のマトリックス

がおすすめです。

 

  

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引用:https://7habits.jp/passport.html

 

すべてのことは

 

緊急かつ重要

緊急ではないが重要

緊急だが重要ではない

緊急でも重要でもない

 

の4つに分けられます。

 

多くの人は重要なことよりも

緊急なことを優先しがちです。

緊急中毒なんです。

 

しかも、

”緊急だが重要ではないこと“を

いくらやっても心が満たされる

ことはありません。

 

人生を幸せに豊かにするためには、

重要なことにフォーカスし、確実に

達成していく必要があります。

 

端的に言うと

緊急度ではなく

 重要度を優先する

ということが幸せへの近道なのです。

 

③やらないことを決める

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多くの人はタスクが増えると、

今のワークスタイルや

ライフスタイルを変えずに

どうやって対処しようかと悩みます。

 

使える時間を増やすには、

現在のスタイルの中で、

”緊急でも重要でもないこと”が

あるのであれば、

「やらない!」

と決めることです。

 

例えば、私の場合、

目的のないネットサーフィンや

TV視聴、スマホゲームなどは

時間をただ浪費しているだけ

ですので、自由に使える時間を

増やしたい時には、まず最初に

これらを”〇月〇日までやらない”

と決めます。

 

④目的を明確にする

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物事を行う目的が明確になると、

効率的な時間の使い方が

できるようになります。

 

もっと大きな枠で考えると、

人生の目的が明確になると、

優先順位も変わってきますし、

物事に対しての意識レベル

そのものが変わってきます。

 

結果的にスピードがあがり、

生産性があがり、

大きな成果をあげることができます。

 

目的を明確にするという行為は、

一見遠回りに見えるかも

しれませんが、胸に手を当てて、

何のためにそれを行うのか、

じっくり理解することが、

実は重要なタイムマネジメント

だったりするのです。

 

<目的を理解するための質問例>

☑物事の目的はなに?

☑なぜそれをする必要がある?

☑やりたいことをして達成するとどんなメリットがある?

☑やりたいことをしないとどんなデメリットがある?

 

 

⑤ひとつに絞る

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マルチタスクや複数プロジェクト

の同時進行が得意な人もいますが、

苦手な人も多いようです。

 

長い連休、例えばGWなどに

 

『買ったきりでまだ読んでいない

 本を5冊読む。』

(5/3~5/6)

『録画してある映画を3本観る』

(5/3~5/6)

『将来起業するための

 事業計画書を作る』

(5/3~5/6)

 

などと全部同時進行の目標計画

は立てたけどどれも中途半端で、

未達に終わってしまった。

 

こういう経験ありませんか。

昔の私はよくありました。

 

おすすめは

「ひとつに絞る」

ということ。

「同時進行にしない」

という意味です。

 

期間を限定してひとつに絞って、

完了したら次に取り掛かる

という方法です。

 

非常にシンプルですが、

マルチタスクが苦手な人は、

驚くほど効率がアップし、

成果がでる可能性があります。

ぜひ試してみてくださいね。

 

⑥余裕のあるスケジュールにする

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分単位のスケジュールや

バッファ(余裕)がなく、

詰め詰めの計画などは、

一度ずれが生じると

リカバリーが効かなることも多く、

結果が出ないだけではなく、

精神的にも悪い影響を及ぼす

場合があります。

 

計画する時は余裕のある

スケジュールにする

ことが重要です。

 

 

⑦他力を使う

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自分でもできるが、

他人でもできることは

積極的に人にお願いして

助けてもらいましょう。

そして自分しかできないことに

注力しましょう。

 

他人の力(他力)を使うことで

時間のレバレッジは数倍に

なります。

 

一流の経営者、ビジネスマンは

この他力を利用する能力が

非常に高い傾向があります。

 

⑧5分で片付くことはさっさとやってしまう

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先延ばしにして良いものと

悪いものがあります。

特に相手が存在し、

5分で片付くことならば、

先延ばしにしても良いことは

ほとんどないので、

さっさと片付けてしまいましょう。

 

⑨ 完璧を目指さない

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物事について完璧を目指す

のではなく、

80点を目指しましょう。

 

この80点というのは◎でないが、

合格点には達している

というレベルです。

 

例えば、受注業務の場合、

最も時間効率が良く、クオリティ

も高く、顧客満足度が高いのは、

80点レベルのものができた時点で、

クライアントに一旦提出し、

フィードバックをもらい、

それを元に修正・改善していく

というケースです。

 

すべてこれに当てはまるわけ

ではないですが、時間効率だけを

考えるのであれば、

『完璧を目指さない』

という選択も

ひとつの手段

ではあります。

 

⑩NOを言う勇気を持つ

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自分が無駄だ

と思うことや、

やりたくないことを

明確にし、

NOを言う勇気を持ちましょう。

 

例えば、

行きたくない上司との飲み会

付き合い残業などです。

 

これらに意味や意義を感じていて、

自分にとって確実に良い影響

(プラスの効果)があるのであれば、

問題はありません。

 

しかし、意味も意義もない、

むしろ嫌な気持ちになるなど

悪い影響(マイナスの効果)が

あるのであれば、断るという選択が

正しいのです。

 

あなたの人生は誰かの人生

ではなくて、

あなたの人生なんです。

すべてはあなたの選択ひとつです。

他人に選択される人生ではなくて、

自分が選択する人生を歩んで

いきましょう。

 

そうは言っても

”断るのが苦手”な人はいます。

その場合の良い例を紹介します。

 

例えば、

「家族との時間を一番大事にする」

という個人的ミッションを普段から

同僚や上司など周りに話して

浸透していれば、さほど”NO”と

言うことや周りに理解されることは

難しくありません。

 

自身の優先順位やミッションを

明確にすることは、ここでも

とても意味のある事なのです。

 

⑪重要なことは朝一番の予定にする

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朝一番のメリットは、

”時間のズレが起きない”

事です。

 

前の予定が押して、

やろうとしたことができなかった

ということがありません。

 

一流のセールスマンは、

”重要な商談は朝一に入れる”

ということをやっています。

外部環境による目標達成を

邪魔する要素を減らし、

確実に成果に結びつけているのです。

 

⑫集中力を高める

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タイムマネジメントにおいて、

集中力を高めることはとても

効果があります。

いくつかその方法を紹介しますね。

 

<集中力を高める方法>

☑時間で区切る

☑運動をする

☑音楽を聴く

☑環境を変える(例:カフェや図書館に行く)

☑やる気スイッチが入るルーティーンを見つける

☑食習慣を改善する

☑睡眠をしっかりとる(仮眠含む)

☑気が散るものを排除する

 

 

 ⑬人生は短い、時間は有限なことを常に認識する

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時間は無限ではありません。

時間は有限です

いつ人生が終わるかは

わかりません。

10年後も生きている保証も

ありません。

 

「時間は有限なんだ」

ということを常に認識し、

日々の時間を大切に使って

いきましょう。

 

 

最後に『7つの習慣』の著者

スティーブン・R・コヴィー博士の

<大きな石から

 バケツに入れる>

という話を紹介します。

 

1週間の時間をバケツに、出来事や行動、予定を石に例え、その石の大きさはその予定の重要度を表します。 


さて、あなたは様々な石をどのようにバケツに入れますか?

 

手元にバケツがあると想定しましょう。

1週間という期間の中に、あなたには実に様々なこまかい予定や出来事があります。

バケツの中に、そうしたこまかな予定、つまり小さな石か砂を先に入れてしまうと、すぐに半分ぐらい埋まってしまいます。 


そうすると、あなたにとっての重要で大切なこと、「人間関係作り」「自己啓発」「健康な身体作り」「子どもとの時間」「将来の計画」といったようなこと、つまり大きな石が入るスペースがなくなってしまいます。 

 

そして、あなたにとって重要なことが、また先送りされてしまうということになってしまいます。 

ではどのようにしたら、たくさんの大きな石を入れることが出来るでしょうか? 

 

大きな石を先にバケツに入れ、

小さな石や砂を後から入れればいいのです。

 

時間管理にも同じことが言えます。

たいして重要でない用事(=砂)を先にあなたの予定に入れてしまうため、肝心の重要な予定(=大きな石)に時間を割くことができないのです。 

 

あなたにとって重要なことを実行しようと思うならば、まずそういった大きな石をあなたのスケジュールに先に入れることです。

 

毎週決まった時間に15分~30分くらいの時間をとって、来週、本当に大切なことは何なのかを自分に問いかけ、実際のスケジュールに先に入れてください。

そして、そのあとに小さな石や砂を入れるようにしてください。

そうすれば、あなたの1週間を効果的に過ごすことができます。

 

「週単位の計画は、1日単位の計画よりもはるかに生活のバランスがとりやすくなる。1週間は私たちの生活の基本的な単位であり、会社や学校と言った社会的な機関も暗黙のうちに週単位で運営されている。ほとんどの人は生活を週単位で捉えているのだ」

スティーブン・R・コヴィー

 

やりたいことは100%やりましょう!

夢はさっさと叶えましょう!

目的は確実に達成しましょう!

 

お読みいただきありがとうございました(^^)